إدارة المخزون بالدفعات والصلاحية في الصيدلية: FEFO، الحجب، والتنبيهات

في الصيدلية لا يكفي أن تعرف «كم علبة عندي»؛ يجب أن تعرف أي علبة تنتهي أولاً. صنف واحد قد يكون موجوداً بثلاث دفعات مختلفة من ثلاث فواتير شراء، لكل واحدة رقم تشغيلة وتاريخ انتهاء. إدارة المخزون بالدفعات هي الفرق بين صيدلية تعرف تماماً ما سيُهدَر الشهر القادم، وأخرى تكتشف الكرتون المنتهي بالمصادفة.

ما الدفعة (Batch)؟

الدفعة هي كمية من صنف واحد دخلت المخزون معاً وتحمل رقم تشغيلة وتاريخ انتهاء واحداً. عند استلام أمر شراء تُسجَّل كل دفعة على حدة، فيصبح رصيد الصنف مجموع أرصدة دفعاته. هذا يتيح ثلاثة أشياء لا يمكن تحقيقها برصيد واحد:

• معرفة ما سينتهي ومتى، بقيمة تكلفته.
• صرف الأقرب انتهاءً أولاً تلقائياً.
• تتبّع أي فاتورة صُرف منها أي تشغيلة (مهم عند سحب دفعة من السوق).

FEFO لا FIFO

في البضائع العادية يُصرف الأقدم دخولاً أولاً (FIFO). في الأدوية والأغذية المعيار هو FEFO: الأقرب انتهاءً أولاً (First Expired, First Out)، لأن دفعة اشتُريت لاحقاً قد تنتهي قبل دفعة أقدم. الكاشير الذي يطبّق FEFO تلقائياً يختار الدفعة المناسبة دون أن يفكّر الصيدلاني في ذلك مع كل عملية بيع، مع إبقاء الخيار له في اختيار دفعة معيّنة صراحةً حين يلزم.

في إنجاز، عملية البيع تُنفَّذ في قاعدة البيانات نفسها: تُخصم الكمية من الدفعة الأقرب انتهاءً، ثم التالية، ويُسجَّل في بند الفاتورة أي تشغيلة استُهلكت وبأي كمية. عند إعادة طباعة الفاتورة أو فتح تفاصيلها تظهر التشغيلة وتاريخ الانتهاء تحت كل بند.

حجب المنتهي

القاعدة الذهبية: الدفعة المنتهية لا تُصرف تلقائياً أبداً. إن لم تكفِ الدفعات الصالحة لكمية البيع يجب أن يرفض النظام بوضوح: «الكمية غير المنتهية الصلاحية غير كافية (المتاح 3، المنتهي 5)». بهذا لا يكتشف الزبون التاريخ في المنزل.

حالتان تحتاجان تفصيلاً:

• البيع أثناء انقطاع الإنترنت: الكاشير يعمل من نسخة محلية من الأصناف، وعند عودة الاتصال تُرحَّل الفاتورة. إن تبيّن حينها أن الدفعات الصالحة لم تكفِ، يقبل النظام الفاتورة (البيع حدث فعلاً) لكنه يسجّل تحذيراً في سجل النشاط كي يراجعه المدير. إنجاز يطبّق هذا السلوك تحديداً.
• صنف بتاريخ واحد بلا دفعات: بعض الأصناف تُسجَّل بتاريخ انتهاء واحد على مستوى الصنف. الحجب يعمل عليها بالطريقة نفسها.

تنبيهات 30 / 60 / 90 يوماً

الهدف ليس منع البيع فقط بل التصرّف قبل الانتهاء: تخفيض، إرجاع للمورد، أو تحويل لفرع أسرع حركة. تقرير الصلاحية الجيد يعرض لكل دفعة: الصنف، رقم التشغيلة، تاريخ الانتهاء، الكمية، وقيمة التكلفة، مجمَّعة في ثلاث فئات (ينتهي خلال 30، 60، 90 يوماً) إضافة إلى المنتهي فعلاً. بطاقة على لوحة المتجر تعرض هذه الأرقام كل صباح تجعل المراجعة عادة لا مهمة.

في إنجاز يُضبط عدد أيام التنبيه من إعدادات النشاط، ويظهر التقرير في صفحة التقارير مع تصدير CSV، وتظهر بطاقة «الصلاحية» على الرئيسية.

الاسم العلمي والبدائل

خصوصية أخرى للصيدلية: البحث بالمادة الفعّالة لا بالاسم التجاري فقط. حين ينفد صنف، يحتاج الصيدلاني إلى قائمة البدائل بنفس المادة الفعّالة فوراً. إنجاز يتيح حفظ الاسم العلمي لكل دواء، والبحث به في الكاشير، وعرض البدائل من زر في بند الفاتورة.

الوصفات والأدوية المراقبة

بعض الأدوية تحتاج وصفة، وبعضها مراقَب يجب تسجيل صرفه (المريض، الطبيب، الكمية، الصارف). حين تُعلَّم هذه الأصناف في بطاقة الدواء، يستطيع الكاشير حجب البيع بلا وصفة إن كان الإعداد يشترطها، ويُنتج النظام سجل الأدوية المراقبة للفترة كتقرير. ملصق الجرعة (58 مم) يُطبع من بند الفاتورة أو من الوصفة.

روتين أسبوعي مقترح

1. السبت: افتح تقرير الصلاحية، وحدّد ما ينتهي خلال 60 يوماً بقيمة تفوق حداً تختاره.
2. راجع المورد: ما يمكن إرجاعه أرجعه بمرتجع مورد، وما لا يمكن ضع له عرضاً.
3. راقب الجرد: قارن رصيد الدفعات بالرفّ لعيّنة من 10 أصناف؛ الفرق يُسوَّى بتسوية مخزون بسبب واضح.
4. الشهر: راجع مجموع «الهالك المنتهي» بقيمة التكلفة — هذا الرقم هو مقياس نجاحك في إدارة الدفعات.

الدفعات تُضيف خطوة واحدة عند الاستلام (تسجيل التشغيلة والتاريخ) وتوفّر عليك كل ما بعدها. النظام يتولّى الاختيار عند البيع، والحجب، والتنبيه — وأنت تتولّى القرار.